Estos hechos son muy dificiles de probar y perjudican a todos los empleados, en su 99,9% personas honradas. que por eso son empleados.
Esta es una pequeña Guia de consejos para evitar robos por parte de los empleados en oficinas:
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Proporciona a cada empleado un manual donde se expliquen las normas y procedimientos de tu empresa. Trabaja con tu representante de recursos humanos para asegurarte de que el asunto de respetar tanto la propiedad como el tiempo de la compañía son abordadas de forma expresa. Estas directrices de procedimiento deberían disuadir del uso de teléfonos, faxes, computadoras y correos electrónicos de la empresa para asuntos personales; además deberían cubrir la condiciones bajo las cuales el equipamiento de la empresa (vehículos incluidos) podrá ser usado fuera de sus instalaciones.
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Pídele a cada uno de los empleados que firme un documente declarando que ha recibido el manual y que se compromete a leer su contenido. Es menos probable que ocurra un robo si los empleados han firmado un acuerdo formal que establezca que será motivo de cese ser hallados violando las normas de la empresa.
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Registra y conserva los números de inventario de todos los equipos expresamente asignados a los empleados. Hacerlo no solamente servirá para protegerlos, también será útil si alguien de fuera comete un robo y es necesario rellenar un informe policial.
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Pon los suministros de tu oficina bajo llave y asigna a una persona la responsabilidad de repartir los elementos necesarios. Esto significa que de ahora en adelante el cuarto de suministros tendrá que estar cerrado o los artículos guardados en un armario bajo llave. A los empleados se les exigirá que dejen constancia en un registro todos los objetos que se lleven.
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Pon en marcha el uso de contraseñas o tarjetas de acceso para ciertos equipos como, por ejemplo, la fotocopiadora. Esto reducirá el número de ocasiones en las que los empleados la utilizan con total libertad para reproducir recetas de galletas, mapas para sus salidas de fin de semana o capítulos de esa novela que han estado escribiendo en secreto durante las horas de oficina.
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Pide consejo a los empleados sobre cómo hacer frente a los problemas de seguridad. Cuanto mejor comprendan que la desaparición continua de objetos que son propiedad de la empresa puede influir negativamente en promociones, cheques de bonificación por vacaciones e incluso en el picnic anual de la empresa, más conscientes serán de las consecuencias que tiene aprovecharse de cosas que no han pagado ellos.
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Instala un equipo de vigilancia si es preciso.
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Notifica a tus empleados que sus correos electrónicos están siendo controlados. El tiempo excesivo que emplean para navegar por Internet o atender asuntos personales no es únicamente un desperdicio del tiempo de la empresa, sino que también pone a toda la organización en riesgo por culpa de los virus informáticos. Además, los empleados pueden estar transmitiendo datos confidenciales que podrían ser perjudiciales tanto para la sostenibilidad de la empresa como para su relación con los clientes.
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Entrena a tus empleados para que protejan sus pertenencias personales de algún ladrón que pueda irrumpir en las instalaciones, especialmente durante las fiestas. Tendrán que guardar bien los bolsos, memorizar las claves de acceso (en lugar de dejarlas a la vista en notas adhesivas) y fijarse bien en cualquier extraño que entre en el lugar de trabajo.
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Cambia las cerraduras y las claves de acceso cuando un empleado abandone la empresa. También es importante recoger sus tarjetas de identificación para que no pueda volver más adelante y pasar desapercibido ante el guardia de seguridad de la noche o del fin semana.
